Программа курса составлена в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденным Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года № 276 н. Тревел-поддержка, телефонные переговоры, организация графика руководителя, оформление документов - все это должен знать ассистент, чтобы быть незаменимой правой рукой боссу.
После курса ВЫ
- Овладеете техниками избегания конфликтов и управления эмоциями и стрессом.
- Станете незаменимым помощником руководителя
- Владеете навыками делового этикета и делового протокола
- Владеете техниками управления эмоциями и конфликтологии
- Узнаете нюансы и этапы грамотной подготовки деловых поездок руководителя, организации перелета, трансфера
- Эффективно ведете телефонные переговоры с клиентами и партнерами
- Знаете основы делопроизводства и документооборота, оформляете документы по требованиям ГОСТа
- руководители секретариатов
- ассистенты первых лиц компаний
- персональные ассистенты
- бизнес - ассистенты
- помощники руководителей
- секретари-референты
- офис - менеджеры
Модуль 1. Профессия ассистент. Административное и организационное сопровождение руководителя
Профессионально - важные качества. Развитие карьеры. Основные ассистентские функции
Работа с документами
Профессиональный имидж
Профессионально - важные качества. Развитие карьеры. Основные ассистентские функции
- Квалификационные требования и личные качества, предъявляемые к ассистенту сегодня
- Кто он, идеальный помощник и правая рука руководителя?
- Какие качества особенно ценят собственники бизнеса и руководители любых уровней?
- Конфиденциальность в работе ассистента
- Ступени карьеры ассистента. Возможности профессионального роста
- Профессиональный стандарт секретаря-помощника руководителя
- Интеллект-карта профессии
- Принципы и правила эффективного управления временем в работе секретаря
- Расстановка задач по приоритетам. Как правильно определять очередность выполнения поручений?
- Компьютерные и мобильные программы-планировщики времени
- 5+ инструментов планирования рабочего времени руководителя.
- Разбор основных инструментов для планирования графика руководителя и ассистента.
- Google Календарь, Microsoft-Outlook. Функционал и преимущества
- Работа с модулем "Задачи" в Outlook. Используем модуль в качестве альтернативы ежедневника.
- Эффективная работа с цветовыми категориями.
- Оптимизируем список задач для удобной работы
- Настройка пользовательского представления.
- Как сделать чек-лист в Outlook?
- Использование интеллект-карт (mind-maps) в тайм-менеджменте
- Список сервисов для создания интеллект-карт
- Шаблон «фотографии» рабочего дня для самоанализа
- Подробные статьи-руководства к действию ведущего преподавателя по эффективной настройке Outlook,Google
- С чего начать подготовку к командировке руководителя?
- Учитываем пожелания руководителя. Почему это важно?
- Внедряем тревел-политику для совершенствования работы ассистента
- Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
- Заказ авиабилетов, трансферов, отелей. На что обратить внимание?
- Организация досуга руководителя
- Действия в случае форсмажоров: отмена рейса, потеря загранпаспорта зарубежом и др.
- Список удобных сервисов для бронирования отелей, авиабилетов, трансферов
- Интеллект-карта шпаргалка по организации командировки руководителя
- Шаблон программы командировки руководителя
- Шаблон таблицы тревел-политики для разработки в своей организации
- Полезные программы и мобильные приложения для работы секретаря
- Работа в облаке. Фото-редакторы
- Инфографика как современный способ представления данных.
- Сервисы для создания инфографики
Работа с документами
- Оформление и составление управленческих документов
- Оформление управленческих документов по новому ГОСТ Р 7.0.97–2016
- Требования к бланкам документов и реквизитам
- Правила составления текстов управленческих документов
- Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов
- Организация работы по регистрации, контролю, учету, хранению документов
- Регистрация документов и создание информационно-поисковой системы
- Организация документооборота в условиях внедрения системы электронного документооборота
- Контроль исполнения документов. Сроки исполнения
Профессиональный имидж
- Почему имидж это важно? Эффект первого впечатления
- Составляющие имиджа человека и профессионала
- Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу
- Деловой стиль и дресс-код.
- Требования к деловой женской одежде
- Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?
- Почему этикет – это важно?
- Что такое деловой этикет?
- Влияние этикета на корпоративный имидж компании
- Основные правила делового этикета и культуры поведения
- Бизнес - субординация: клиенты, руководство, коллеги
- Визитная карточка делового человека.
- Как ее преподносить?
- Элементы визитки
- Бизнес-подарки. Что дарить разрешено и что запрещено деловым этикетом?
- Организация рабочего места и работы приемной по системе 5S
- Правила офисного гостеприимства
- Зона приемной: внешний вид зоны, что должно быть и не должно быть в зоне приемной.
- Как правильно встретить посетителя и представить его руководству, другим сотрудникам
- Чай-кофе для посетителей.
- Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола
- Инструкции и чек-листы.
- Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола
- Качества культурного человека при взаимодействии с коллегами и партнерами
- Работа с голосом (тембр, тон, интонация)
- Активное слушание: приемы и инструменты
- Этикетные формулы приветствия и представления
- Правила рукопожатия
- Этикетные формулы прощания
- Речевые клише: благодарность, предложение/совет, просьба/согласие, отказ
- Этикет комплиментов
- Невербальные коммуникации, язык жестов и поз.
- Как читать эмоции человека по жестам и позам?
- Культура поведения в конфликтных ситуациях.
- Основы конфликтологии
- Слова-конфликтогены
- Эффективная телефонная коммуникация в деятельности ассистента
- Деловой этикет телефонного разговора
- Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации)
- Звонки входящие, исходящие. Как сохранять и передавать информацию?
- Управление деловой беседой в телефонном разговоре
- Техники вопросов и активного слушания
- Как сгладить конфликтные ситуации в телефонном общении
- Соединение руководителя с конкретными абонентами
- Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций
- Шаблоны и Чек листы: Алгоритмы телефонной беседы при входящих и исходящих телефонных звонках,
- Чек листы подготовки к телефонному разговору.
- Шаблоны речевых модулей для телефонного разговора.
- Список открытых и закрытых вопросов для управления телефонным разговором
- Взаимодействие с руководителем
- Концепция«руководства вверх» - managing up.(Гарвардская модель)
- Как управлять отношениями со своим руководителем и его ожиданиями ?
- Как подобрать оптимальные инструменты руководства и адаптировать их к поведенческим особенностям вашего босса?
- Как подобрать формы взаимодействия с руководителем?
- Как грамотно принимать распоряжения и давать обратную связь руководителю?
- Инструментарий: 14 правил руководства своим руководителем
- Тест для проверки уровня ваших взаимоотношений с руководителем
- Типы руководителей по модели DISC
